Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden voor de diensten van Responsestudios.

Laatst bijgewerkt: februari 2026

1. Identiteit van de dienstverlener

Responsestudios BV Koninklijke Baan 28 B305 8420 De Haan, Belgie BTW BE0885.912.876 E-mail: hello@responsestudios.com

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten geleverd door Responsestudios BV (“Responsestudios”, “wij”, “ons”) aan de klant (“u”, “de klant”). Door het ondertekenen van een offerte of het starten van een samenwerking, aanvaardt u deze voorwaarden.

Specifieke bepalingen in individuele overeenkomsten hebben voorrang op deze algemene voorwaarden waar ze in strijd zijn.

3. Diensten

Responsestudios levert diensten voor het ontwerp, de bouw en het beheer van AI-marketingsetups. Dit omvat onder meer:

  • Setup builds (eenmalige projecten)
  • Content Sprints
  • Maandelijkse retainers voor doorlopend setup-beheer
  • Trainingen en Q&A-sessies

De exacte scope, deliverables en prijzen worden vastgelegd in individuele offertes.

4. Offertes en overeenkomsten

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Een samenwerking start wanneer beide partijen de offerte ondertekenen, of wanneer de klant schriftelijk (inclusief per e-mail) bevestigt om door te gaan.

5. Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Facturatie:

  • Setup builds: 50% vooraf, 50% bij oplevering
  • Content Sprints: Volledig gefactureerd bij aanvang
  • Maandelijkse retainers: Gefactureerd op het einde van elke maand

Betalingstermijn: Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.

Laattijdige betaling: Bij laattijdige betaling behouden wij ons het recht voor om:

  • Een interest aan te rekenen van 10% per jaar op het openstaande bedrag
  • Een forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van €150
  • Diensten op te schorten tot betaling is ontvangen

6. Duur en beeindiging

Setup builds en Content Sprints zijn eenmalige projecten met een vaste scope en duur zoals beschreven in de offerte.

Maandelijkse retainers:

  • Behalve voor de Content Sprint geldt een minimale verbintenis van 6 maanden
  • Na de eerste 6 maanden loopt de overeenkomst verder op maandbasis
  • Beide partijen kunnen opzeggen met 1 maand schriftelijke opzegtermijn na de initiele periode
  • Opzegging dient per e-mail te gebeuren

Vroegtijdige beeindiging: Bij opzegging van een retainer voor het einde van de 6-maandenperiode zijn de resterende maanden volledig verschuldigd.

7. Levering en deadlines

Wij doen redelijke inspanningen om afgesproken tijdslijnen te halen. Leveringsdata zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd als vaste deadlines.

Vertragingen veroorzaakt door de klant (late feedback, ontbrekende assets, onbeschikbaarheid) verlengen de leveringstermijnen proportioneel. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van dergelijke vertragingen.

8. Verantwoordelijkheden van de klant

De klant is verantwoordelijk voor:

  • Het tijdig leveren van feedback en goedkeuringen
  • Het aanleveren van merkassets, toegangsgegevens en andere materialen nodig voor het project
  • Het nakijken en goedkeuren van deliverables voor publicatie of distributie
  • Het garanderen dat aan ons aangeleverde materialen geen inbreuk maken op rechten van derden

9. Intellectuele eigendom

Ons werk voor u: Alle deliverables (content, templates, workflows, strategieen) worden eigendom van de klant na volledige betaling. Dit omvat marketingcontent, setup-configuraties en documentatie.

Onze tools en methoden: Algemene methodologieen, tools, frameworks en knowhow die Responsestudios gebruikt bij meerdere klanten blijven ons intellectueel eigendom. Wij behouden het recht om gelijkaardige aanpakken te gebruiken voor andere klanten.

AI-gegenereerde content: Content gegenereerd met AI-tools wordt geleverd zoals ze is. De klant is verantwoordelijk voor het nakijken, goedkeuren en publiceren van AI-gegenereerde content. Wij voorzien kwaliteitscontrole, maar de klant draagt de eindverantwoordelijkheid voor gepubliceerde content.

Website- en merkcontent: Content op de Responsestudios-website, inclusief tekst, visuals en code, is eigendom van Responsestudios BV tenzij anders vermeld. Je mag onze content niet reproduceren, verspreiden of wijzigen zonder schriftelijke toestemming.

10. Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe om vertrouwelijke informatie ontvangen tijdens de samenwerking geheim te houden. Dit omvat bedrijfsstrategieen, klantenlijsten, prijzen, interne processen en alle informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt.

Deze verplichting geldt voor 2 jaar na het einde van de samenwerking.

11. Gegevensverwerking en GDPR

Afhankelijk van de aard van de diensten kan Responsestudios persoonsgegevens verwerken namens de klant. Wanneer dit het geval is, wordt een aparte verwerkersovereenkomst (DPA) opgesteld en beoordeeld met een externe gegevensbeschermingsadviseur om volledige GDPR-compliance te garanderen.

De nood aan dergelijke clausules wordt per project beoordeeld tijdens de scopingfase.

12. Aansprakelijkheid

Responsestudios levert haar diensten met professionele zorg. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot:

  • Enkel directe schade, tot maximaal het totaalbedrag gefactureerd in de 6 maanden voorafgaand aan de vordering
  • Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, reputatieschade of verlies van gegevens
  • Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgen van AI-gegenereerde content die door de klant werd goedgekeurd
  • Wij zijn niet aansprakelijk voor de werking van tools en platformen van derden die gebruikt worden bij de dienstverlening

Overmacht: Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertragingen of niet-nakoming veroorzaakt door omstandigheden buiten redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot storingen van diensten van derden, internetonderbrekingen of overheidsmaatregelen.

13. Portfolio en referenties

Tenzij anders overeengekomen, mag Responsestudios de naam van de klant en een algemene beschrijving van het werk vermelden in ons portfolio, casestudies en commerciele communicatie. Geen vertrouwelijke details worden gedeeld zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring.

14. Wijzigingen aan deze voorwaarden

Wij kunnen deze algemene voorwaarden bijwerken. Wijzigingen gelden voor nieuwe overeenkomsten en verlengingen, niet voor lopende projecten of actieve retainerperiodes. De huidige versie is steeds beschikbaar op onze website.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Bij een geschil verbinden beide partijen zich ertoe eerst een minnelijke oplossing te zoeken. Indien geen oplossing wordt bereikt, zijn de bevoegde rechtbanken van Belgie exclusief bevoegd.

Contact

Voor vragen over deze voorwaarden: